Bij het opzetten van een managementsysteem is het heel belangrijk dat de processen goed worden beschreven. Deze processen zijn het uitgangspunt om doelen te realiseren en gewenste resultaten te behalen. Het systeem krijgt vorm vanuit de dagelijkse praktijk. De misvatting is dat het proces moet worden veranderd, vaak is het proces al grotendeels goed ingericht en moet deze inrichting op de juiste manier worden beschreven. Je doet vaak meer goed dan je denkt.

Door middel van een workshop worden de processen in kaart gebracht. Er worden simpele en open vragen gesteld aan de proceseigenaar om zo een goed beeld te krijgen van het proces. Per proces zal een beschrijving worden opgesteld waarin alle onderwerpen worden beschreven die relevant zijn voor het aantoonbaar uitvoeren van het proces. Beschrijven van de verwachte bewijslast is hierbij het meest belangrijke resultaat. Bewijslast heb je nodig om te laten zien dat je voldoet aan de maatregelen om risico’s te beheersen.

Door te denken vanuit het proces, in plaats van te denken vanuit de eis, kan er eenvoudig een koppeling gemaakt worden tussen de procesresultaten en de toepasselijke maatregelen die voortvloeien uit eisen, doelstellingen en risico’s. Tijdens het inrichten van het proces wordt dus de compliance vraagstukken meegenomen, onderbouwd en getoetst.

Om de processen met bijbehorende bewijslast in de praktijk te brengen en goed te kunnen onderhouden, worden er verantwoordelijkheden en bevoegdheden toegewezen. De aangewezen rollen zijn verantwoordelijk om de beoogde outputs binnen het proces te leveren. Door processen en mensen beter op elkaar af te stemmen en te stroomlijnen gaan de kwaliteit en de resultaten van de bedrijfsvoering vooruit.

Dit is de vierde stap in onze werkwijze. Hierna volgen er nog twee, dus houdt onze pagina in de gaten!