Het laatste deel van de blogreeks over de werkwijze van IPA gaat over continu verbeteren. Hierbij gaat het om procesverbetering op basis van klachten, procesafwijkingen en andere mogelijke fouten. Daarnaast kunnen er verbeteracties voortkomen uit audits, management beoordelingen, maar ook vanuit verbeterinitiatieven op de werkvloer.

Geconstateerde problemen of proactieve verbeteringen?

Tijdens het beoordelen van het managementsysteem wordt er niet alleen gekeken of de organisatie “in control” is, maar ook waar verbetering mogelijk is. Daarnaast zijn medewerkers verantwoordelijk voor het signaleren en rapporteren van fouten en incidenten op de werkvloer. Ook kunnen afwijkingen aan het licht komen door klachten van klanten. Verbeterpunten kunnen zowel betrekking hebben op interne als extern uitgevoerde processen. Door een zorgvuldige selectie van leveranciers zorg je ervoor dat de gewenste resultaten kunnen worden bereikt en verbeterpunten makkelijk worden opgelost. 

Correctief en preventief

Wanneer zich een verbeterpunt voordoet, moet de organisatie hierop reageren door verbetermaatregelen te nemen. Als eerste worden er correctieve maatregelen genomen om het effect van het geconstateerde probleem te beëindigen. Indien nodig kunnen er preventieve maatregelen worden genomen de oorzaak van het probleem weg te nemen zodat herhaling in de toekomst kan worden voorkomen.

Concrete actieplannen

Het signaleren van verbeterpunten is geen lastige opgave, maar bij het omzetten van deze verbeterpunten naar concrete acties gaat het vaak mis. Door het opstellen van een actieplanning met concrete oplossingen en duidelijk beschreven verantwoordelijkheden worden acties sneller afgehandeld. Ook draagt een regelmatige overlegstructuur waarbinnen de voortgang van acties wordt besproken bij aan een adequate opvolging.