Organisatieverbetering met een managementsysteem

Organisatieverbetering met een managementsysteem

Doelen op verschillende niveaus en afdelingen, eisen van de overheid en klanten, en niet te vergeten tal van verschillende normeringen en standaarden. Deze zaken zijn allemaal bedoeld om organisaties verder te brengen en om risico’s te beperken. Maar hoe krijg je grip op dit oerwoud aan onderwerpen? En hoe stel je de juiste prioriteiten? In onze blog vertellen we je hoe een managementsysteem helpt bij het gericht verbeteren van jouw organisatie.

Wat is een managementsysteem?

Het begrip managementsysteem is vrij abstract. Sommigen associëren het met een software pakket en anderen zien het als een organisatie handboek. Een managementsysteem is eigenlijk een stelsel waarin alle onderwerpen bij elkaar komen die nodig zijn om richting te geven aan een organisatie en te verbeteren. Hierbij kan je denken aan eisen, doelstellingen en risico’s maar ook aan beleid, processen, KPI’s, maatregelen en verantwoordelijkheden. Belangrijke onderdelen van een managementsysteem zijn ook de audits en evaluaties die worden uitgevoerd om de werking van processen te controleren en om continue verbetering te stimuleren.

Kies ik voor een onderwerp specifiek of integraal managementsysteem?

Een managementsysteem kan specifiek worden toegepast voor het beheersen van één beleidskader binnen een bedrijf. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan:

  • Een kwaliteitsmanagementsysteem (QMS)
  • een managementsysteem voor informatiebeveiliging (ISMS)
  • een milieumanagementsysteem
  • of een ARBO managementsysteem.

Het nadeel van onderwerp specifieke managementsystemen is dat ieder voor zich geïmplementeerd en onderhouden moeten worden. Ook is het vaak moeilijk om de afzonderlijke doelen van deze managementsystemen in lijn te houden met de strategische richting van de organisatie.

In een integraal managementsysteem (ook wel bedrijfsmanagementsysteem of BMS) kun je alle beleidskaders die voor een organisatie belangrijk zijn op 1 plek beheren. Hierdoor weet je zeker dat alles goed op elkaar aansluit. Een integraal systeem is ook erg geschikt om het strategische beleid van een organisatie in op te nemen. Zo combineer je eenvoudig je financiële doelstellingen met de doelen voor personeel, informatiebeveiliging of klanttevredenheid.

Het implementeren van een integraal systeem hoeft zeker niet ingewikkeld te zijn. Sinds de introductie van ISO High Level Structure (HLS) in 2015 bestaat er een handige overkoepelende structuur voor de inrichting. De HLS sluit bijna naadloos aan op de meest gangbare ISO normen zoals ISO9001, ISO27001 en ISO14001.

Hoe implementeer ik een managementsysteem?

De belangrijkste randvoorwaarde voor de succesvolle introductie van een managementsysteem is betrokkenheid van de organisatie. Het is extreem belangrijk dat het management het belang van de gekozen beleidsonderwerpen actief onderschrijft en dat de middelen beschikbaar zijn die nodig zijn om het systeem goed te implementeren en onderhouden.

Het kan lastig zijn om overzicht te houden in de stappen die moeten worden gezet voor de implementatie. Daarom is het erg verstandig om te zorgen dat er voldoende implementatiekennis aanwezig is. Deze kennis kan worden ontwikkeld door het volgen van cursussen en trainingen. Een alternatief is om de hulp in te roepen van een extern adviesbureau. Deze bureaus zijn vaak deskundiger en doelgerichter, en het helpt ook als vreemde ogen dwingen.

In de eerste alinea gaven we aan dat een managementsysteem geen software pakket is. Het is daarentegen wel een aanrader om de structuur van je managementsysteem in een software applicatie onder te brengen. Software helpt je om de complexe verbanden consistent te houden en om het overzicht te bewaren.

Ben ik na de implementatie klaar?

Het is een misvatting om te denken dat je een managementsysteem neerzet en daarna klaar bent. Het is van belang om alle controles, evaluaties en acties op tijd uit te voeren en om het managementsysteem te wijzigen als er belangrijke veranderingen in de organisatie plaatsvinden. Ook in dit geval kan je ervoor kiezen om dit onderhoud zelfstandig uit te voeren of uit handen te geven aan een extern adviesbureau.

Meer weten of aan de slag?

Wil je graag meer weten over dit onderwerp? Of ben je nieuwsgierig naar onze aanpak of de tools die we gebruiken? Neem gerust contact op met onze experts en we praten je graag vrijblijvend bij. Lijkt het je leuk om dagelijks met managementsystemen aan de slag te zijn binnen verschillende klantorganisaties? Kijk dan op onze vacatures pagina en scoor een leuke baan binnen team IPA Bedrijfsmanagement.

Terug naar blog-overzicht

2