In het begin van 2023 zijn wij gevraagd door de Twente Safety Campus (TSC) om een bedrijfsmanagementsysteem te implementeren dat voldoet aan de huidige ISO9001 norm.
In 2008 is de Twente Safety Campus ontstaan vanuit een enthousiaste samenwerking, onder andere voor de oprichting van een brandweer oefenlocatie op het voormalige Vliegveld Twente. Inmiddels is de campus dé ontmoetingsplek geworden voor innovatie en ontwikkeling op het gebied van veiligheid. De campus biedt realistische oefenscenario’s voor brandweer, politie, defensie en hulpdiensten, zoals de GHOR. Daarnaast wordt de campus gebruikt voor het testen van veiligheidsproducten en voor onderzoek. De Twente Safety Campus maakt onderdeel uit van de Veiligheidsregio Twente.
Voor welk advies zijn wij gevraagd?
- Inrichten van een bedrijfsmanagementsysteem voor de bedrijfsvoering en kwaliteit;
- Het implementeren en structureren van processen om deze in lijn te brengen met de strategie en het beleid van de TSC;
- Risico gebaseerd verbeteren van de processen en organisatie;
- Opzetten van de benodigde organisatiestructuur rondom kwaliteitsmanagement;
- Het behalen van de ISO9001 certificering.
Hoe hebben we dat gedaan?
Het projectplan dat samen met de TSC is opgesteld is volledig gebaseerd op de PDCA Cyclus.
Plan-fase:
- Basis inrichting van het managementsysteem
- Het kwaliteitsbeleid is tot stand gekomen door middel van een interactieve stakeholdersanalyse workshop, waarin verwachtingen, eisen en gewenste effecten zijn geïnventariseerd. Vervolgens zijn deze effecten omgezet naar doelstellingen en opgenomen in het bedrijfsmanagementsysteem. Daarbij zijn ook de eisen gekoppeld aan de stakeholders van de TSC.
- We hebben de doelstellingen van de meerjarige strategie en het kwaliteitsbeleid meetbaar gemaakt door deze te koppelen aan KPI’s en ze op te nemen in het managementsysteem.
- Er zijn bedrijfsrisico’s en kansen geïnventariseerd op basis van een SWOT-analyseworkshop. De kansen en risico’s zijn opgenomen in het managementsysteem, waarbij (mitigerende) maatregelen zijn gekoppeld.
DO-fase:
- Inrichting van het proceslandschap en het toekennen van de proceseigenaren. Vervolgens zijn we begonnen met het inventariseren van de processen in samenwerking met proceseigenaren, waarin de mitigerende maatregelen en de normvereisten uit ISO9001 worden geborgd.
- Na de inventarisatie heeft IPA de proceseigenaren ondersteund bij de implementatie van het proces en de bijbehorende bewijslasten.
Check-fase:
- Uitvoering van interne audits op basis van de vastgestelde processen. Afwijkingen en verbeterpunten zijn hierbij geïdentificeerd.
- Vaststellen van het huidige risiconiveau op basis van de implementatiestatus van de processen.
- Beoordeling van de doelstellingen en de daarbij behorende KPI’s.
- Het project hebben we in september van 2023 afgesloten met een managementbeoordeling waarbij het management concludeerde:
“Het management is erg enthousiast over het huidige managementsysteem, omdat er op deze manier risico gebaseerd wordt gekeken naar de juiste invulling van kwaliteit binnen TSC en haar processen. Het managementsysteem is op een gedegen manier geïmplementeerd, waarbij alles logisch aan elkaar is gekoppeld. Daarnaast werkt ControlBee perfect als sturingsmechanisme en geeft het goed inzicht in de huidige status van het managementsysteem van TSC, aldus David Bornebroek.”
Certificering
In oktober 2023 heeft de certificerende instantie een audit uitgevoerd op basis van de ISO 9001. Twente Safety Campus kondigde na deze audit met trots aan dat ze gecertificeerd zijn op basis van de ISO9001.
Evaluatie
IPA kijkt terug op een leuk en pragmatisch project, waarbij de bedrijfsvoering daadwerkelijk geborgd is in het managementsysteem. Het team van de TSC was zeer gedreven, met de nadruk niet alleen op het behalen van het certificaat, maar vooral op het verbeteren van de risico gebaseerde benadering van bedrijfsvoering, inclusief bijbehorende processen.
Terug naar blog-overzicht
